Personnes présentes :
Céline Beauvais (Présidente), Rozen Dubois (Trésorière), Mélanie
Blanchard, Benoît Dutreix (Secrétaire adjoint).
Personnes excusées :
Cécile Brunet, Emmanuelle Broussier, Cyrille Pastier, Marlène Guy, Morgane Dutreix,
Sylvie Moyrand (Vice-présidente), Marie-Liesse Pignot (Secrétaire), Mickël Lanes, Thi-Huong-Ly Vo, Edouard Dupin de Beyssat, Mickaël Garel
- Préparatifs du Loto du Samedi 4 Mars
- Conditions règlementaires
Céline a pu obtenir l’autorisation de manifestation ainsi que l’autorisation de débit de boisson (bière) de la mairie de Panazol.
La capacité de la salle est de 200 personnes, nous espérons 100 à 120 personnes.
- Le matériel
- Sono
Céline a pu valider le fonctionnement de la sono pour le loto. Micro+table+enceintes OK.
Un raccord Jack3.5 vers RCA pour brancher un PC à la table de mixage serait à trouver. Pas forcément nécessaire pour le loto, mais vital pour la kermesse de juin.
- Jeu de loto et lots
Le CA a validé l’achat de 5000 pions de loto supplémentaire (cout 28,5€) avec une option de pouvoir les retourner si non utilisés.
Le tri des cartons et des lots pour l’organisation des parties se fera le lundi 27 Février de 14h à 16h en salle de garderie/local APEL. Des volontaires sont bienvenus.
- Gestion de la caisse
Le système de jetons ou tickets a été écarté pour des raisons pratiques.
Les paiements pour la journée du loto se feront en CB/espèce/chèque. Rozenn a réservé un TPE (location 18€/week-end + 0.07% commission) et essaiera d’en avoir un second pour l’évènement.
Tarifs
| Article | Prix |
| Carton de loto | 2€ L’un, 10€ les 6 |
| Boisson en cannette | 2€ |
| Eau, café, Thé | 1€ |
| Bière | 2,5€ |
| Gâteaux, confiserie, chips, barbe à papa | 1€ |
| Crêpes | 1€ |
- Boissons
La tireuse à bière a été réservée par Sylvie auprès de Super U nous prévoyons 2 futs de bière de 20L.
Des cannettes, des jus et sirops seront approvisionnés ainsi que de l’eau minérale en bouteilles.
Café et thé seront également à la vente.
- Gâteaux & crêpes
Les parents d’élèves se sont engagés sur 16 gâteaux et 50 crêpes, Céline et Rozenn prépareront des crêpes supplémentaires. Les garnitures seront fournies par Bonne maman (pâte à tartiner type Nutella)
- Confiseries
Céline a prévu sucre et batônnets pour 100 barbes à papa (parfum fraise et coca – ceux qui partent le mieux à la kermesse).
Les bonbons sont prévus pour 3kg à répartir en sachets à l’avance.
- Chips
60 paquets de chips nature.
- Organisation de la journée
- Installation de la salle 10h-13h
Benoit ira récupérer les clefs et ouvrira la salle vers 9h45. Les volontaires seront accueillis avec un café pour installer tables et chaises.
Du matériel sera à récupérer dans le local APEL pour amener sur place lots + sono+ loto. Ceux qui disposent de véhicules type monospaces sont attendus à l’école à 10h.
Il faudra installer :
- Espace Loto/boulier
- Espace restauration
- Espace récupération des lots
- Espace caisse
- Ouverture du loto 13h30
Prévoir en rotation : 2 personnes à la caisse, 2 personnes à la restauration, 1 présentateur, 1 boulier, 1 au tableau pour marquer les numéros.
- Organisation des parties
Nous prévoyons environ 6 parties de 30 minutes chacune ( à revoir en fonction les lots).
Une alternance 2 parties/entracte de 30 minutes jusqu’à 17h30
- Fin du loto à 18h
Le rangement de la salle et un coup de propre seront à prévoir avant de restituer les lieux à 19h.
- Journée Portes Ouvertes
Les portes ouvertes de l’Ecole auront lieu le 18 Mars 2023. Une permanence de l’APEL en salle de garderie est prévue de 9h à 12h afin de rencontrer les nouveaux parents, les accueillir avec un café + madeleines.
- Questions diverses
La question d’une rubrique d’entraide ou de petites annonces sur le site de l’Apel est à l’étude et sera posée au prochain CA. Si vous avez des suggestions, merci d’en faire part au bureau.